Dokumenty księgowe, umowy, akta pracownicze czy materiały projektowe szybko zajmują kolejne półki. Dobrze dobrane kartony pomagają podzielić dokumentację na kategorie, zabezpieczyć ją przed kurzem i wygodnie wykorzystać przestrzeń w biurze lub archiwum.
Kartony do archiwizacji – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem powinien być podział dokumentacji według prostego, konsekwentnego systemu. Można zastosować kryterium roku, działu, rodzaju dokumentów albo czasu ich przechowywania. Dopiero później warto dobierać kartony do archiwizacji do liczby i formatu materiałów.
W przypadku luźnych dokumentów, teczek czy skoroszytów dobrze sprawdzają się węższe pudła, które pozwalają przechowywać mniejsze partie akt osobno. Większe kartony zbiorcze przydają się wtedy, gdy więcej dokumentów trzeba ustawić razem na regale. Ułatwia to zachowanie czytelnego układu archiwum.
Jak wybrać kartony na dokumenty?
Przy wyborze znaczenie ma przede wszystkim wielkość, konstrukcja oraz sposób zamykania. Karton nie powinien być nadmiernie wypełniony – przeciążone pudełko jest trudniejsze do przenoszenia i może się odkształcać. Zbyt duża ilość wolnego miejsca sprzyja natomiast przesuwaniu się zawartości.
Kartony na dokumenty warto dopasować również do sposobu korzystania z archiwum. Jeśli akta są często potrzebne, praktyczne będą mniejsze pudełka, które łatwo wyjąć z półki. Przy dokumentacji przechowywanej przez dłuższy czas dobrze sprawdzają się większe pudła zbiorcze z zamknięciem ograniczającym dostęp kurzu.
Ważna jest także możliwość opisania kartonu. Na jego boku można umieścić nazwę działu, zakres dat, kategorię dokumentów lub numer zgodny z firmowym systemem ewidencji.
Kartony na segregatory – na co zwrócić uwagę?
Segregatory są większe i cięższe niż luźne dokumenty, dlatego wymagają odpowiednio dopasowanego opakowania. Kartony na segregatory powinny umożliwiać wygodne ułożenie ich bez wyginania okładek i grzbietów. Przy większej liczbie segregatorów liczą się również sztywność kartonu i stabilne dno.
Przed zakupem dobrze zmierzyć wysokość i szerokość używanych segregatorów oraz zdecydować, ile sztuk ma znaleźć się w jednym pudle. Mniejszy karton ułatwi podział dokumentacji na projekty lub lata, większy pozwoli zgromadzić kilka segregatorów w jednej kategorii.
Jak utrzymać porządek w archiwum?
Same pudełka nie uporządkują dokumentacji bez konsekwentnego sposobu oznaczania. Najlepiej zastosować jeden schemat na wszystkich kartonach i ustawić je według dat, działów albo numeracji. Dzięki temu archiwum pozostaje przejrzyste również wtedy, gdy z czasem pojawiają się kolejne dokumenty.
Odpowiednio dobrane kartony pomagają wykorzystać miejsce na regałach, oddzielić poszczególne grupy akt i ułatwić ich późniejsze odnajdywanie.